Détail de la consultation

SERVICES D’AGENCE DE VOYAGES, DE PRESTATIONS DE TRANSPORTS, D’HEBERGEMENT ET SERVICES ASSOCIES DANS LE CADRE DE LA GESTION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES COLLABORATEURS ET INVITES

1- Objet et contexte du marchéL’accord-cadre mono-attributaire à bons de commande a pour objet la réalisation de prestations de services d’agence de voyages, de transport (recherche et réservation des titres de transport ferroviaire, aérien), d’hébergement (recherche et réservation hôtelière) et services associés (location de voiture, prise en charge de visa et autres prestations) pour les déplacements professionnels en France, y compris en intra-régionale (Nouvelle-Aquitaine) et à l’international (Europe, Etats-Unis, Japon…) des collaborateurs et invités, en mission, du Comité Régional de Tourisme Nouvelle-Aquitaine.Le contexte actuel des déplacements professionnels a évolué de manière significative, nécessitant une gestion plus efficace et une approche plus durable. Pour répondre à ces défis, le CRTNA lance un marché public visant à sélectionner un prestataire de services de déplacements professionnels en mesure d’émettre ou de délivrer des titres de transport et d’hébergement. Ce marché public vise à établir un partenariat solide avec une entreprise spécialisée dans la gestion des déplacements professionnels afin d'optimiser ses opérations de déplacement et de garantir une expérience sûre et confortable pour ses personnels ainsi que pour ses invités (journalistes, tour-operator…).Les déplacements effectués par les personnels et les invités sont d’ordre varié. Ils peuvent être individuels ou collectifs de type participation à des salons, évènementiel, éductours....Le CRTNA réalise environ 250 à 300 missions par an, en région Nouvelle-Aquitaine, France et à l’étranger pour un montant cumulé d’environ 55 000 à 80 000 € pour les transports et 'hébergement pour la durée totale du marché.2- Prestations attendues - la recherche et la réservation des titres de transport y compris à bas prix (low-cost) ferroviaire et aérien, en Nouvelle-Aquitaine, France et à l’étranger. Cette mission comprend la gestion de modifications éventuelles et / ou de l’annulation des titres de transports. L'agence proposera les meilleurs tarifs disponibles ainsi que l'optimisation des trajets en termes de coûts et de durée ; - la réservation hôtelière ou la recherche de mode d’hébergement similaire, en fonction des contraintes budgétaires du CRTNA, des besoins spécifiques (proximité des lieux de réunion, confort, budget, etc.).. Cette mission comprend la gestion de modifications éventuelles et / ou de l’annulation de la réservation ; - la location de véhicules en catégorie A ou B et ses éventuelles modifications et / ou annulation ; - la location d’autocar ou minibus (avec ou sans chauffeur) pour des trajets en Nouvelle-Aquitaine, y compris la coordination logistique pour des accueils de groupes ou évènements professionnels - le suivi et gestion des demandes spéciales : besoins particuliers (personnes en situation de handicap, besoins médicaux ou alimentation spécifiques, contraintes spécifiques des voyageurs etc.). - l'assistance et la gestion des situations exceptionnelles : crises sanitaires, conflits géopolitiques, perturbations majeures des transports, modification urgente d'itinéraires, assistance ou rapatriement. Un service d'assistance devra être accessible en dehors des horaires ouvrés. - le cas échéant, l’assistance à la gestion des visas et formalités administratives : en fonction des destinations et des nécessités légales - Support d’urgence 24h/24 et 7j/7 : en cas de changement de programme imprévu, d'annulation ou de retard. - la transmission d’un état récapitulatif mensuel des prestations facturées détaillant la prestation concernée (date, lieu, agent, détail de la prestation, coûts associés, frais de gestion, montant par mission HT et TTC, coût mensuel total HT et TTC et les éventuels avoirs) - les services associés aux prestations (gestion des abonnements, des conventions avec des prestataires hôteliers...) ; - un suivi détaillé des coûts carbone associés pour chaque demande de réservation qui permettra d’établir le bilan carbone. Ce suivi sera également établi pour les personnes en mission bénéficiaires de ces réservations et en fonction des modes de transports choisis. Ce suivi en coût carbone devra faire l’objet d’un état récapitulatif semestriel et annuelLes prestations relatives à la recherche, la réservation, le suivi des titres de transports et d'hébergement devront pouvoir être effectuées en ligne via une plateforme (transaction on line) ou par téléphone (transaction off line)2.1- Plateforme de réservation en ligne - Transactions on lineLe titulaire devra mettre à disposition une plateforme de réservation en ligne, accessible par un numéro d'adhérent et permettant aux collaborateurs de gérer directement en ligne leur déplacement (réservation, modification, annulation de transport ou d'hébergements) selon la politique de voyages du CRT NA, la visualisation des budgets, et la consultation des itinéraires en temps réel. Les collaborateurs du CRTNA devront pouvoir effectuer les démarches pour des invités du CRT (journalistes, tour opérateurs...)Cette plateforme ergonomique et sécurisée devra avoir les fonctionnalités suivantes : 2.1.1. Accessibilité  L’accès personnalisé par utilisateur (et rôle) ;  La réservation de toutes les prestations listées ci-dessus ; Le suivi en temps réel des réservations, annulations, et modifications ;  La possibilité de paramétrer ces circuits de validation par le supérieur hiérarchique avant la concrétisation de la dépense ; Un système d’alerte ou de notification automatique des demandes à valider, avec possibilité de suivi des statuts (en attente / validée / refusée). L’historique des voyages ; La gestion des préférences voyageurs ; La consultation des budgets et des itinéraires ; L’accès via application mobile, ou à défaut un site web optimisé pour une utilisation sur téléphone mobile Disponibilité 24 h /24 et 7 j/7 Compatibilité avec les outils bureautiques standards (export Excel, pdf, agenda Outlook, Google…) Paramétrable selon les besoins du CRTNA 2.1.2. Facturation et reporting Facturation mensuelle consolidée ; Détail des prestations par mission, voyageur, service ou centre de coûts ; Transmission dématérialisée des pièces justificatives ; Fourniture d’un reporting mensuel incluant : - Le détail des dépenses par typologie ; - Une analyse annuelle des coûts ; - Une estimation de l’empreinte carbone ; - Une évaluation des prestations responsables (transports doux, hébergements labellisés, etc.). 2.1.3. Assistance et accompagnement Mise à disposition d’une procédure simplifiée de contact à une assistance 24h/24 et 7j/7 en cas d’urgence Le titulaire désignera dans ses effectifs un référent dédié au CRTNA qui assurera : Un accompagnement à la prise en main Un suivi personnalisé Le cas échéant, des réunions de bilan avec les services du CRTNA 2.1.4 Transparence tarifaire et optimisation des coûtsLe titulaire s'engage à appliquer une politique de transparence tarifaire. Il devra : Proposer les meilleurs tarifs disponibles au moment de la réservation  Indiquer clairement les différentes options tarifaires  Informer le CRTNA des solutions permettant d'optimiser les coûts.2.2- Sécurité des voyageurs (Duty of Care)Le titulaire devra contribuer à la sécurité des voyageurs en proposant :une informations sur les restrictions ou alertes éventuelles, une assistance en cas de situation de crise2.3- Reporting et suivi de marchéLe titulaire devra fournir une facturation mensuelle consolidée et un reporting mensuel comprenant la typologie des dépenses, la répartition des dépenses par mission, voyageurs, services, les économies réalisées, les indicateurs environnementaux s'ils sont disponibles2.4- Engagements RSELe CRTNA est engagée dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et est labélisé « Engagé RSE ».Le titulaire devra : - proposer des solutions de transport à moindre impact environnemental - favoriser les alternatives de mobilité durable - privilégier les partenaires engagés dans des démarches environnementales - fournir des indicateurs d’empreinte carbone lorsque cela est possibleLes candidats devront présenter leur politique RSE et leurs éventuelles certifications.2.5- Continuité de serviceLe titulaire devra garantir la continuité du service pendant toute la durée du marché, notamment en cas d’absence de l’interlocuteur principal ou d’incident technique sur la plateforme.2.6- RéversibilitéEn fin de marché, le titulaire devra faciliter la transition vers un nouveau prestataire en assurant la transmission de l’historique des réservations et des données nécessaires à la continuité du service. 2.8- Responsabilité du titulaireLe titulaire sera responsable des erreurs de réservation qui lui sont imputables et devra prendre en charge les frais supplémentaires résultant de ces erreurs.